Ajatuksia julkisen sektorin kehittämisestä

Julkisen sektorin toimintatapoihin tarvitaan muutosta kautta Suomen, jotta hyvinvointivaltiomme menestysmatka jatkuu tulevaisuudessakin.  Myös julkisen hallinnon uudistamisen strategiassa todetaan tarve muutokselle, ja esitetään keinoja menestyksekkääseen toimintaan. Paljon on jo hyvää kehitystä nähtävissä, mutta paljon on vielä myös työnsarkaa jälkellä. Julkisen sektorin kehittämistä pohtiessa mielessämme pyörivät sanat miksi, miten ja kuka?

Miksi toiminnan pitää muuttua?

Koska toimintaympäristömme on hyvin kompleksinen, elämme niinsanotussa VUCA-maailmassa. VUCA-kirjainyhdistelmä muodostuu seuraavista englanninkielisistä sanoista:

• Volatile (epävakaa)
• Uncertain (epävarma)
• Complex (monimutkainen)
• Ambiguous (moniselitteinen)

Ympärillämme on monia hyvin vaikeaselkoisia pirullisia ongelmia (wicked problems), kuten esimerkiksi ilmastonmuutos ja lääkeresistenssi. Tuskin yksikään viranhaltija on näiden ongelmien ulottumattomissa. Vain kestävillä ratkaisuilla ja ketterällä toiminnalla voimme pyrkiä ratkaisemaan näitä ongelmavyyhtejä ja/tai yrittää sopeutua niihin.

Kaksi askelta kohti menestyksekästä toimintaa

Aivan ensimmäinen askel on se, että jokainen viranhaltija kautta Suomen tiedostaa millaisessa toimintaympäristössä nykyään toimimme, ja millaisia ongelmia yritämme ratkoa. Ehkä hieman nyt oikaisemme mutkia, mutta ongelmia voidaan luokitella kahteen kategoriaan, ja erittäin karkeasti sanoen ne voidaan määritellä seuraavalla tavalla:

• Kesyt ongelmat ovat sellaisia, joihin on olemassa yksi ja oikea ratkaisu.
• Pirullisiin ongelmiin ei puolestaan ole olemassa yhtä ja oikeaa ratkaisua.

Toinen askel on erilaisiin ongelmiin ja VUCA-toimintaympäristöön toimivien työtapojen tiedostaminen, kehittäminen ja hyödyntäminen. Vuosien viranomaistyön tuoman kokemuksen siivittämänä olemme havainneet, että kesyjen ongelmien ratkaisemiseen toimivat työtavat ovat vielä niin syvästi kiinnittyneinä virkakoneiston monissa rakenteissa, ettei nykytoimintaympäristöön soveltuvia keinoja vielä riittävän ketterästi hyödynnetä.

Vinkkejä nykytoimintaympäristössä menestymiseen ja oikeanlaiseen ongelmanratkaisuun

VUCA-toimintaympäristössä, ja kun ollaan tekemisissä pirullisten ongelmien kanssa, on suureksi hyödyksi esimerkiksi:

• yli hallinnonrajojen ulottuvat toimintamallit
• verkostotyö
• yhteiskehittäminen mahdollisimman montaa näkökulmaa hyödyntäen
• toisia kunnioittava ja arvostava asenne
• sen myöntäminen itselleen, ettei tiedä kaikkea
• hyvät viestintä- ja vuorovaikutustaidot
• Valmius muuttua myös itse ja arvioida omaa rooliaan (olipa kyse organisaatiosta tai henkilöstä)

Kesyjen ongelmien ratkaisumallit ovat puolestaan suoraviivaisempia, helpommin hallittavissa, joskus jopa yhden viranhaltijan ratkaistavissa. 

On tärkeää tiedostaa, ettei ratko kesyjä ongelmia liian vaikealla tavalla tai yritä ratkaista pirullista ongelmaa lineaarisen ongelmanratkaisun keinoin. Vääränlaisilla tavoilla ongelmanratkaisu on nimittäin aikamoista ajanhukkaa.

Oletko sinä oman organisaatiosi muutoksentekijä?

Mutta miten saadaan viranhaltijat tiedostamaan VUCA-toimintaympäristössä toimimisen menestystekijät ja tunnistamaan erilaisia ongelmia? Ja kehittämään toimintaa tähän päivään sopivammaksi? Kysymykset ovat sellaisia, ettei niihin voi antaa täysin tyhjentäviä vastauksia, koska eri organisaatioiden ja niissä työskentelevien ihmisten moninaisuuden kirjo on niin valtava, sekä tilanteetkin ovat erilaisia ja muuntuvia.

Siksi juuri jokainen meistä, myös sinä siellä, voit olla vaikuttamassa siihen, että julkinen sektori pystyy mahdollisimman vaikuttavasti toimimaan tässä haastavassa toimintaympäristössä kestävästi ja ketterästi, ja Suomen menestysmatka jatkuu. Juuri sinä voit olla omassa työporukassasi se, joka ottaa asiakseen näiden asioiden edistämisen ja kehittämisen. Juuri sinulla voi olla suuri vaikutus siihen, että suomalainen virkakoneisto uudistuu, ja pystyy paremmin vastaamaan nykypäivän haasteisiin.

Tiedämme kokemuksesta, että kehittäminen voi olla joskus aika raskastakin. Siksi haluammekin sanoa, että älä jää ajatustesi ja kehittämisintosi kanssa yksin. Kannustamme ehdottomasti ja avarin mielin verkostoitumaan meidän muiden ympäri Suomea työskentelevien kehittäjäsielujen kanssa. Verkostoitumisen mahdollisuudet ovat nykypäivänä erinomaiset, ja ajatuksia voi vaihtaa näppärästi jopa satojen kilometrien päässä toisistaan työskentelevien henkilöiden kesken. Ja kukaties, joidenkin uusien tuttavuuksien kanssa tulee toisinaan sovittua livetapaamisiakin (sen hetken koronaohjeet tietysti muistaen).

Lukuvinkit blogikirjoitukseen liittyen

Kirjallisuutta ja tietoa on saatavilla runsaasti, mikäli haluat lukea lisää VUCA-toimintaympäristöstä ja pirullisten ongelmien piirteistä sekä ratkaisumalleista, tai kestävän ja ketterän viranomaistoiminnan kehittämisestä. Tässä muutama tietolähde, joihin mielestämme kannattaa perehtyä:

• Johtaminen kompleksisessa maailmassa. Viisautta pirullisten ongelmien kohtaamiseen. Toimittaneet Pirkko Vartiainen & Harri Raisio. 2020. Gaudeamus Oy.
• Johtajana kaaoksen reunalla. Kuinka selviytyä pirullisista ongelmista? Lindell, J., Ollila, S., Raisio, H. & Vartiainen, P. 2013. Gaudeamus Oy.
• Kestävä ja ketterä ympäristöterveys. Colliander, H. & Kepanen, P. 2021. Ympäristökustannus Oy.
• Verkostojohtamisen opas.  Valtioneuvoston kanslian julkaisuja 2019:12. 
• Kesy, sotkuinen vai pirullinen ongelma? Tiedon käyttö yhteiskunnallisessa päätöksenteossa. Jalonen, H., Raisio, H. & Uusikylä, P. 2018. Sitran selvityksiä 139. Helsinki: Sitra.
• Aiheeseen liittyvät Sitran materiaalit sivustolta sitra.fi

Monimutkaisin ja moniselitteisin terveisin

Heidi Colliander ja Piia Kepanen

Mikäli jokin teksteistämme herättää sinussa ajatuksia, joista haluaisit keskustella kanssamme, saat meihin yhteyden tämän linkin takaa löytyvien yhteystietojen tai yhteydenottolomakkeen kautta.